Bei den einzelnen Terminen der Personalsachbearbeitertagung wurden verschiedene Fragen an das PMS-Team gestellt. Nachfolgend finden Sie eine Zusammenfassung der häufigsten Fragen, deren Antworten und Beispiele für mögliche Auswertungen. Möchten Sie diesen Artikel als PDF-Dokument herunterladen, klicken Sie bitte HIER.
- Welche Vorteile bringt uns der Einsatz von PMS?
- Was entstehen für Kosten?
- Wann kann das PMS installiert werden?
- Wie lange dauert die Installationsphase?
- Gibt es eine Schnittstelle zu Kidicap?
- Welche Daten werden aus Kidicap übernommen oder an
Kidicap übertragen?
7. Welche Auswertungen sind möglich?
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Welche Vorteile bringt uns der Einsatz von PMS?- Zusammenführung von Personal- und Stellenverwaltung
- Online Schnittstelle zu Kidicap
- Personalkostenprognose
- Zugriff auf Bruttopersonalkostendaten (PKIS)
- Individuelle Startseite mit wichtigen Informationen
- Sicherheitskonzept für Zugriffsberechtigungen
- Vielseitige Möglichkeiten für Abfragen und Auswertungen
- Erstellung von Dienstverträgen u. a. Dokumenten, Verwendung von Vorlagen
- Schnittstellen für die Weiterverarbeitung in Word oder Excel
- Integriertes Dokumentenarchiv
- Wiedervorlage-/Aufgabensystem
- Leicht erlern- und bedienbar
Im Einzelnen bedeutet das:
Zusammenführung von Personal- und Stellenverwaltung
Welche Stellen habe ich zur Verfügung? Wie sieht mein Mitarbeiter-Stamm aus? Welcher Mitarbeiter hat welche Stelle inne?
Mitarbeiter und Stellendaten werden von PMS in übersichtlicher Form verarbeitet und dargestellt. Die Verwaltung und Verknüpfung von Personal und Stellen findet hier in ein und derselben Software statt.
Online Schnittstelle zu Kidicap
Täglich werden mitarbeiterrelevante Daten, wie Gehaltsdaten oder Informationen zur Eingruppierung sowie Änderungen an Stammdaten der Mitarbeiter oder auch komplette Neuanlagen aus dem Bezüge Programm Kidicap automatisiert importiert und abgeglichen. Einzelne Personalfälle können auch Ad hoc auf "Knopfdruck“ aktualisiert werden, so dass Sie stets mit einem aktuellen Datenbestand arbeiten.
Personalkostenprognose
Dieses Modul soll bei der Budgetplanung unterstützen. Das PMS -System liefert die Anzahl der Beschäftigten eines Arbeitgebers, deren Eingruppierung und Besoldung und die Beschäftigungszeit. Diese Daten werden in eine Excel-Datei exportiert. Hier findet eine Hochrechnung aufgrund dieser Daten, des aktuellen TVL, Stufenaufstiege und der möglichen Gehaltssteigerung (%-Wert ist manuell einzugeben) statt.
PKIS (BRUTTOPERSONALKOSTEN) DATEN
Differenzierte Darstellung der Bruttopersonalkosten mit monatlicher Aktualisierung.
Vorteile:
- Darstellung von Tätigkeiten auf unterschiedlichen Kostenstellen in der Mitarbeiterverwaltung
- Auflistung von Bruttobeträgen aufgeteilt auf Kostenstellen
- Erstellen von Nachweisen über Bruttobeträge. Die Nachweise werden benötigt, um Zuschüsse vom Land, z. Bsp. bei Kita-Personal, zu beantragen. Hierzu müssen bislang spezielle Bruttobeträge des Gehalts in einem aufwändigen Verfahren errechnet werden.
- Zur Personalkostenplanung bei Einrichtungen mit einem geringen Haushalt (z. Bsp.: Kitas). Hier wird eine sehr differenzierte Planung vorgenommen. Über das absolute Arbeitgeber Brutto hinaus wird eine detaillierte Auflistung der einzelnen Gehalts- und Zuschlagsdaten benötigt.
Individuelle Startseite mit wichtigen Informationen
In PMS kann eine Startseite erstellt werden. Sie ist individualisierbar und kann Ihre wichtigsten Auswertungen enthalten. Sie werden übersichtlich schon beim Programmstart dargestellt.
Sicherheitskonzept für Zugriffsberechtigungen
Eine flexible Rechteverwaltung sorgt dafür, dass sensible Datenbereiche nur von dafür berechtigten Mitarbeitern erreicht werden können. Rechte auf bestimmte Programmteile und Funktionen oder differenzierte Lese- und Schreibberechtigungen garantieren einen sicheren Umgang mit Ihrem Datenbestand.
Vielseitige Möglichkeiten für Abfragen und Auswertungen
PMS bietet ein breites Spektrum an Möglichkeiten, Abfragen und Auswertungen ihrer Daten zu gestalten: Stellen- und Stellenbesetzungspläne, Mitarbeiterlisten, Personalkostenberechnungen, Altersstatistiken, Berechnung von Jubiläen... sind nur einige der Möglichkeiten, Ihre Daten differenziert und übersichtlich aufzubereiten. Ob Mitarbeiter-, Stellen- oder auch Bezüge Daten - prinzipiell lassen sich alle vorhandenen Daten selektieren, kombinieren, sortieren und in übersichtlicher Form darstellen.
Erstellung von Dienstverträgen u. a. Dokumenten, Verwendung von Vorlagen
Sie können sowohl Einzel- als auch Serienbriefe erstellen und die in PMS gespeicherten Daten nutzen. So lassen sich vorgefertigte Dienstverträge und andere Dokumente mit Daten aus der Datenbank füllen.
Schnittstellen für die Weiterverarbeitung in Word oder Excel
Daten aus Ihren Auswertungen und Listen lassen sich problemlos zu Word oder Excel exportieren und dort weiter verarbeiten.
Ein weiterer großer Vorteil der Nutzung dieser Schnittstellen ist der Import von Daten, die direkt in Platzhalter vorgefertigter Vorlagen eingefügt werden können.
So lassen sich auf extrem einfache Art und Weise z.B. Dienstverträge, Dienstanweisungen, Nachträge zum Dienstvertrag, Beschlüsse, Merkblätter, Verpflichtungserklärungen, Standardschreiben und vieles mehr quasi auf "Knopfdruck" erstellen, ausdrucken und im Anschluss auch im PMS-Dokumentenarchiv ablegen und verwalten.
Integriertes Dokumentenarchiv
Im PMS-eigenen Dokumentenarchiv lassen sich ihre Word- und Excel-Dokumente ablegen und Mitarbeitern zuordnen. Bei Bedarf kann so ein zu bearbeitender Mitarbeiter aufgerufen und die mit ihm verknüpften Dokumente bequem und ohne lange Suche eingesehen werden.
Wiedervorlage-/Aufgabensystem
Möchten Sie oder ein Kollege an einen Vorgang erinnert werden oder eine Aufgabe weitergeben, dann tragen Sie Ihren Termin oder Aufgabe einfach in das PMS-Wiedervorlage-/Aufgabensystem ein. Eine Mail erinnert Sie oder von Ihnen bestimmte Kollegen dann an den entsprechenden Vorgang. Auch Mehrfach-Erinnerungen in unterschiedlichen Zeitabständen sind möglich.
Leicht erlern- und bedienbar
Schon nach wenigen Schulungsterminen, die in Absprache mit dem PMS-Team bei Ihnen vor Ort oder im Benutzerservicezentrum angeboten werden, sind Sie und Ihre Mitarbeiter in der Lage, das Programm grundlegend zu bedienen. Auch im Anschluss an die Schulungen steht Ihnen das PMS-Team weiterhin mit Rat und Tat zur Seite.
- Was entstehen für Kosten?
Die Landeskirche übernimmt die Kosten für die Softwarelizenzen, Wartung und Schulung. Sie unterstützt die Ämter und Einrichtungen in der Einführungsphase mit 10.000,00 €
Die Ämter und Einrichtungen übernehmen die Spesen der Schulungsteilnehmer und Kosten für Funktionalitäten außerhalb des Standards.
- Wann kann das PMS installiert werden?
Eine Installation ist kurzfristig möglich. Sprechen Sie uns an, um einen Termin zu vereinbaren.
- Wie lange dauert die Installationsphase?
Die Länge einer Installationsphase hängt von mehreren Faktoren ab:
- Anzahl an Personalfällen
- In welcher Form liegen Stellendaten vor?
- Personalressourcen
- Verfügbare Arbeitszeit
- Kommunikation zwischen beteiligten Abteilungen
Einen Ablaufplan zur Einführung von PMS finden Sie im Download-Bereich. Um das Dokument direkt herunterzuladen, klicken Sie bitte HIER
5. Gibt es eine Schnittstelle zu Kidicap?
Es gibt eine Online Schnittstelle zu Kidicap mit einem täglichen Datenabgleich (automatisch). Einzelne Datensätze können jedoch auch Ad hoc aktualisiert oder abgefragt werden. Die Schnittstelle ist Bi-direktional und ermöglicht auch das Übertragen von Datensätzen aus PMS nach Kidicap mit einem „Rumpfdatenbestand“ der in Kidicap zur Erfassung der zur Zahlbarmachung benötigten Daten weiterbearbeitet werden muss.
6. Welche Daten werden aus Kidicap übernommen oder an
Kidicap übertragen?
Datenfelder aus Kidicap:
- Name, Vorname, Titel
- Beginn, Ende einer Beschäftigung
- Adresse
- Sozialversicherungsnummer, Versand- und Kidicap-Sachbearbeiter Nummer
- Geburtsdatum, Geburtsname, Geburtsort
- Geschlecht, Nationalität, Bekenntnis, Familienstand
- Daten zur Eingruppierung und Besoldung
- Kidicap Personalnummer, Arbeitgebernummer
- Daten zu Kindern
- Daten zu Schwerbehinderungen
Datenfelder an Kidicap:
- Name, Vorname
- Beginn einer Beschäftigung
- Adresse
- Geburtsdatum
- Geschlecht
- Kidicap-Kundennummer, Arbeitgebernummer, Abrechnungskreis, Kidicap-Sachbearbeiter Nummer
- Abrechnungsmonat
7. Welche Auswertungen sind möglich?
PMS bietet mit seinem Auswahlgenerator ein breites Spektrum an Möglichkeiten für Abfragen und Auswertungen ihrer Daten. Sie sind individuell gestaltbar. Neben Auswertungen und Abfragen lassen sich auch Statistiken, mit Berechnungen und Zwischensummen versehenen, erstellen.
Beispiele von Auswertungsmöglichkeiten können Sie unter diesem Artikel in der Bilder-Galerie sehen. Klicken Sie dazu jeweils auf die Vorschaubilder.
