Ein Bericht von Michael Seidel (Koordinator der PMS-Einführung in der Stadtkirchenkanzlei)
Zu Beginn des Jahres 2015 hat sich die Stadtkirchenkanzlei des Projekts „Personalmanagementsystem“ angenommen. Zunächst wurden die verschiedenen Ziele und Erwartungen an das Programm beschrieben.
Vorrangiges Ziel ist die Unterstützung der Mitarbeitenden der Abteilung Personalservice in ihrer täglichen Arbeit, bspw. durch eine automatische Vertragserstellung und eine zentrale Vorlagenbereitstellung auch unter Berücksichtigung der landeskirchlichen Vorgaben. Weiterhin sollen regelmäßig wiederkehrende Routineaufgaben wie bspw. die Bereitstellung von Daten für Haushaltsplanungen und für Jahresabschlüsse oder auch Abrechnungen für die Kindertagesstäten unterstützt werden. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die flexible Bearbeitung von Anfragen diverser Gremien (Kirchenvorstände, Ausschüsse, Stadtkirchenvorstand etc.).
Unter dieser Prämisse haben wir gemeinsam mit dem Team PMS begonnen, den Einsatz des Programms PMS vorzubereiten. Sehr aufwendig war dabei die Erstellung der Organisationsstrukturen des gesamten Stadtkirchenverbandes Hannover sowie der Stellenstrukturen unter Berücksichtigung der verschiedenen Finanzierungsarten. Diese Vorarbeiten sind mittlerweile abgeschlossen.
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Abteilung Personalservice wurden in einer ersten Informationsveranstaltung, die das Team PMS im November 2015 in der Stadtkirchenkanzlei durchgeführt hat, über das Programm und seine Möglichkeiten informiert. Insbesondere das Erstellen von Dienstverträgen und anderer, auch individuell gestaltbarer Einstellungsunterlagen direkt aus dem Programm wurde als sehr positiv gewertet.
Ende Januar 2016 wird das Team PMS mit den Schulungen der Mitarbeitenden der Abteilung Personalservice beginnen. Daran anschließen wird sich die Erfassung der Stellenbesetzungen im „Echtbetrieb“. Dieses wird sicherlich noch einmal ein großer Aufwand für alle Beteiligten werden. Letztlich ist dies aber erforderlich, um die Auswertungsfunktionen von PMS sinnvoll nutzen zu können. Die Auswertungen werden auch in Zukunft Schwerpunkt der weiteren Arbeit mit PMS sein. Im „Testmandanten“ haben wir bereits diverse Auswertungen getestet. Jedoch wird es in der Zukunft immer wieder neue Anfragen geben, für die wir eine entsprechend individuelle Auswertung benötigen.
Aktuell wurde uns für den Jahresabschluss 2015 vom Team PMS eine Auswertung zur Verfügung gestellt, die wir als Grundlage für die Personalkostenaufstellung verwenden können. Wir streben an, im Jahr 2016 sämtliche Stellenbesetzungen in PMS zu erfassen. Für den Jahresabschluss 2016 können dann auch die erforderlichen Stellendaten und Stellenbesetzungen einschließlich der anteiligen Personalkosten aus PMS ausgewertet werden. Ziel ist es, dadurch mehr Zeit für die inhaltliche Prüfung des Jahresabschlusses zu gewinnen.
Bisher haben wir den Eindruck gewonnen, dass PMS uns in der täglichen Arbeit unterstützen und uns bei der Erledigung von Routineaufgaben entlasten kann. Hilfreich und positiv ist dabei die enge Begleitung und individuelle und aufmerksame Betreuung durch die Mitglieder des PMS-Teams.